生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，又叫生產(chǎn)調(diào)度會，一般用來調(diào)度、平衡企業(yè)的生產(chǎn)進度，研究解決企業(yè)各部門、車間不能自行解決的重大問題，因而，是企業(yè)每天生產(chǎn)運作管理活動的一個龍頭會議。
怎樣才能讓生產(chǎn)協(xié)調(diào)會成為一個高效的會議呢?歐博經(jīng)過多年的管理實踐，總結(jié)出了一套行之有效的管理方法，叫“歐博九大控制法”。要開好生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，就必須在生產(chǎn)協(xié)調(diào)會中貫徹這九大方法。
第一，限制選擇控制法。
即會議主題控制、時間控制法。首先要明確召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會的目的，不是問題討論會，更不是生產(chǎn)茶話會，因而必須有時間限制，一般是30分鐘，人均發(fā)言時間、部門發(fā)言的總時間也要有規(guī)定，超過時間就罰主持人。既然開會的時間短，參會人員就必須提前把會議材料如表單、數(shù)據(jù)等準備好。
為什么有的企業(yè)的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會開不好?因為沒有限制。開會的人不帶數(shù)據(jù)不帶表單，現(xiàn)場拍腦袋胡亂發(fā)揮、憑記憶講話，想到哪兒說到哪兒，信口開河，離題萬里，沒完沒了，成了一場會議的馬拉松，浪費自己的時間，也謀殺別人的時間。
其次要明確生產(chǎn)協(xié)調(diào)會的性質(zhì)。生產(chǎn)協(xié)調(diào)會不是問題解決會，很多問題也不是半個小時能解決的。生產(chǎn)協(xié)調(diào)會的主要內(nèi)容是總結(jié)前一天的任務(wù)，把次日的任務(wù)分派下去，有什么問題大家各自提出來。如果遇到必須解決的問題，那就要進行攻關(guān)，要開專題問題討論會。不要把常規(guī)的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會變成馬拉松式的問題討論會。表面上解決問題，實際上問題還在持續(xù)。
第二，橫向控制法。
橫向控制即是參會的各部門要形成互相制約的關(guān)系。業(yè)務(wù)部通報計劃部訂單達成情況，計劃部通報生產(chǎn)完成情況，品管部通報生產(chǎn)品質(zhì)情況。各部門形成制約關(guān)系，并相互考核。
生產(chǎn)協(xié)調(diào)會一般是計劃部主持，生產(chǎn)部門、采購部、品管部、稽核部必須出席，有的業(yè)務(wù)部、技術(shù)部也會參加。這些部門和部門之間是橫向平行關(guān)系，為了很好地體現(xiàn)橫向制約，最好先給稽核部三分鐘，讓稽核部的人說說頭一天稽核的情況，因為稽核部和所有部門都是橫向制約關(guān)系。
生產(chǎn)協(xié)調(diào)會上一定要強調(diào)橫向控制，發(fā)揮平行部門的相互控制作用，不要讓老板、老總或廠長一個人講上幾十分鐘，然后散會。這就沒有意義了。
第三，三要素法。
生產(chǎn)協(xié)調(diào)會的第一要素是一定要形成決議。開了會沒有決議，決議寫成文字不追究，不跟進，完成完不成又不管，這樣的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會根本就是在做無用功;要素之二是要把任務(wù)明確地布置下去，并形成標準，任務(wù)到人，責任到崗;要素之三是，必須由稽核部對完成情況進行跟進檢查、總結(jié)，進行責任追究和獎罰。
決議和跟進檢查、獎罰共同構(gòu)成了生產(chǎn)協(xié)調(diào)會的三要素。其實很多企業(yè)開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會效果不佳，就是缺這個三要素法。就像水燒到99度，差一度，這個水就不開。
第四，分段控制法。
生產(chǎn)協(xié)調(diào)會每天開，生產(chǎn)的問題被分成一天一天解決，生產(chǎn)任務(wù)也被一天一天分派下去，這就是分段。會上每個部門的發(fā)言時間也有分段，可以是1分鐘、3分鐘，老板發(fā)言也要控制時間，不能隨意。
第五，數(shù)據(jù)控制法。
生產(chǎn)協(xié)調(diào)會是生產(chǎn)型會議，參會的各部門要帶著表單、數(shù)據(jù)來，帶著表單、數(shù)據(jù)走。前一天的任務(wù)成為數(shù)據(jù)在表單中體現(xiàn);下一天的任務(wù)也要以數(shù)據(jù)體現(xiàn)，在表單上列明，這是生產(chǎn)協(xié)調(diào)會的基本要求。生產(chǎn)協(xié)調(diào)會要統(tǒng)計任務(wù)的達成情況，要有達成率、合格率，這些都是數(shù)據(jù)，所以，生產(chǎn)協(xié)調(diào)會離不開數(shù)據(jù)。
第六，稽核控制法。
生產(chǎn)協(xié)調(diào)會剛開始，最好讓稽核部的稽核員把頭一天各部門生產(chǎn)任務(wù)的執(zhí)行情況簡單地通報一遍。會議進行當中，對于違反會議制度的行為，如打手機、隨意走動、講話超時等，稽核人員當場開罰單。該回來的物料，當天一查沒回來的，稽核員介入，該罰得罰。所以，稽核控制法在生產(chǎn)協(xié)調(diào)會中是通過稽核員的動作來實現(xiàn)的。
第七，案例分析法。
生產(chǎn)協(xié)調(diào)會是每個部門發(fā)現(xiàn)問題、檢討問題的最直接場所。你的生產(chǎn)任務(wù)沒完成，你的物料沒有回來，現(xiàn)場做檢討，現(xiàn)場做分析，現(xiàn)場說明原因，過后再追蹤。所以，生產(chǎn)協(xié)調(diào)會需要各個部門對頭一天的工作進行評估。好，表揚;不好，批評。
第八，全員主角法。
生產(chǎn)協(xié)調(diào)會是跨部門會議，各個部門要有問題說問題，有需求說需求，能解決馬上解決，不能解決的放到會后的專門會議討論，這是全員主角法。絕對不要把生產(chǎn)協(xié)調(diào)會開成PMC(計劃部)的一言堂，廠長的一言堂，老板的一言堂，品質(zhì)部的一言堂，每個部門都必須發(fā)揮它的作用。
第九，持續(xù)種因法。
為什么歐博提出每天要開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會?就是避免問題堆積，使問題能快速解決。如果一個星期開一次生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，問題起碼堆了七天，解決起來就不容易了。把生產(chǎn)協(xié)調(diào)會持之以恒地開下去，持之以恒、頻繁地解決問題，就是生產(chǎn)協(xié)調(diào)會的持續(xù)種因法。
生產(chǎn)協(xié)調(diào)會絕對不能有問題就開，沒問題就不開。為什么?沒問題不代表真的沒問題，只是我們還沒有發(fā)現(xiàn)問題，問題還沒有暴露而已。所以，生產(chǎn)協(xié)會必須每天開，走過場也得照走。
形式堅持久了，就能夠在人們的潛意識里逐漸形成習慣。把生產(chǎn)協(xié)調(diào)會堅持開下來，久而久之，企業(yè)給人的感覺就有模有樣、有規(guī)有矩。制度不是文件，制度是一個一個的動作。堅持生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，就能讓人們看到生產(chǎn)協(xié)調(diào)成為一個企業(yè)的制度。
(取自曾偉教授2011年3月課程內(nèi)容)
